Bentuk-bentuk arsip sekolah yang dikerjakan seorang sekretaris
Posted in: Pendidikan

Bentuk-bentuk arsip sekolah yang dikerjakan seorang sekretaris

Bentuk-bentuk arsip sekolah yang dikerjakan seorang sekretaris

Bentuk-bentuk arsip sekolah yang dikerjakan seorang sekretaris

1)      Buku induk

Sebelum nama siswa di tulis di dalam  buku induk, seluruh data pribadi siswa baru ditulis di dalam  daftar kelas atau absensi siswa. Buku induk merupakan sebuah  buku yang digunakan untuk mencatat data seluruh anak yang pernah dan sedang mengikuti pelajaran di suatu sekolah.

Adapun catatan yang ada di dalam buku induk meliputi : nomor urut, nomor induk (urut sesuai tanggal mendaftar), nama, jenis kelamin siswa, tanggal lahir siswa , nama orang tuasiswa , pekerjaan orang tua, alamat orang tua/wali siswa , tanggal keluar atau meninggalkan sekolah serta kolom keterangan yang dilengkapi dengan foto berwarna atau hitam putih sebanyak satu lembar.

Buku induk ini adalah arsip siswa yang paling penting untuk sekolah , serta  tidak pernah dimusnahkan. Buku ini menjadi arsip tetap untuk  sekolah. Buku induk dikerjakan oleh kepala sekolah yang kemudian dibantu oleh guru dimana guru ini ditunjuk sebagai sekretaris sekolah.

2)      Buku klepper

Pencatatan buku klepper dilakukan setelah pengisian buku induk selesai. Buku ini adalah buku pelengkap dari buku induk yang dituliskan sesuai  abjad, serta berfungsi untuk membantu petugas dalam mencari data dari buku induk.

Dengan mencatat nama anak menurut abjad pada lembar – lembar khusus akan bisa diketahui dengan cepat nomor induk anak tersebut. Buku klepper berisi beberapa hal seperti, data siswa, nomor induk, tahun siswa masuk disekolah.

3)      Buku mutasi

Perpindahan siswa dapat  juga disebut dengan istilah mutasi siswa. Buku mutasi adalah buku yang digunakan untuk mencatat adanya murid – murid yang pindah sekolah , baik pindah ke sekolah lain (mutasi ekstern) atau  masih dalam lingkungan sekolah tersebut (mutasi intern).

Pengisisn buku mutasi ini dilakuakn oleh guru kelas , serta dilaporkan kepada kepala sekolah setalah itu  di cek kembali oleh guru yang sudah ditugaskan sebagai sekretaris skolah.

Buku mutasi ini biasanya digunakan di SD, SMP dan SMA. Perpindahan siswa sebenarnya mempunyai dua pengertian diantaranya :

  • Perpindahan siswa dari satu ekolah ke sekolah lain yang sejenis
  • Perpindahan siswa dari satu jenis program ke jenis program lain.

4)      Buku presensi (kehadiran siwa)

Kehadiran siswa disekolah umumnya disebut dengan istilah presensi siwa. Pengertian presensi ini memiliki dua arti yaitu masalah kehadiran disekolah serta ketidakhadiran disekolah. Kehadiran, serta ketidakhadiran disekolah  merupakan masalah penting yang ada dalam pengelolaan siswa di sekolah, pasalnya,  hal ini sangat erat kaitannya terhadap prestasi belajar siswa.

Selain  itu, kehadiran , serta ketidakhadiran siswa disekolah adalah gambaran tentang kedisiplinan serta ketertiban suatu sekolah. Kehadiran siswa disekolah bukan hanya kehadiran siswa secara fisik ada dalam disekolah, lebih dari itu yang lebih penting , yaitu keterlibatan siswa dalam kegiatan – kegiatan yang berlangsung disekolah.

Daftar hadir atau presensi dimaksudkan untuk melihat frekuensi kehadiran siswa yang ada  disekolah, serta untuk mengontrol kerajinan belajar mereka. Daftar kehadiran siswa dilaporkan setiap akhir bulan kepada kepala sekolah kemudian ditulis pada absen umum oleh sekretaris sekolah.

5)      Buku Legger

Leger sesuai  KBBI memiliki arti sebuah buku yang berisi  daftar nilai asli siswa, sebelum dipindahkan ke buku laporan pendidikan.

6)      Buku jurnal kemajuan siswa

Buku kemajuan siswa yang digunakan guru untuk mengetahui jadwal pelajaran, nama guru mata pelajaran yang melaksanakan KBM, serta kehadiran guru.


Sumber: https://pengetikan.co.id/geostorm-apk/